في عام 1963، تم إنشاء بلدية قطر التي تُعد أقدم بلدية في الدولة، لتساهم في تقدم مسيرة التنمية والنهضة الشاملة التي تشهدها دولة قطر. وتأكيدًا على هذا الهدف، تم إنشاء وزارة البلدية والتخطيط العمراني عام 1972، التي تقدم خدمات عديدة للمواطنين والمقيمين في مجالات الخدمات البلدية من خلال الإدارات والبلديات والمراكز التابعة لها. وتشمل هذه الخدمات صيانة الطرق الداخلية، وأعمال النظافة العامة، ومكافحة الحشرات والقوارض، ومراقبة المواد الغذائية وأماكن بيعها وتخزينها وتداولها، ومراقبة الأسواق والمحال التجارية، وإصدار رخص البناء والرخص التجارية والإعلانية، وكذلك الاهتمام بإنشاء الحدائق والمتنزهات العامة، وزراعة الأشجار ونشر المساحات الخضراء في مختلف أنحاء البلاد، وتقديم المشورة والنصح للمواطنين في مجال تأهيل وصيانة الحدائق.

يمكن الاطلاع على لائحة كاملة بخدمات وزارة البلدية والتخطيط العمراني من خلال الموقع الإلكتروني للوزارة.

وقد أثمرت الجهود التي بذلتها وزارة البلدية والتخطيط العمراني للتوعية بأنشطتها في توسيع نطاق توفير خدماتها الإلكترونية، حتى باتت جميع خدماتها متوفرة إلكترونيًا للجمهور. وبذلك، تكون الوزارة قد خطت خطوة جديدة نحو تعزيز بيئة إلكترونية خالية من الورق في الجهات الحكومية بالدولة، وهو الهدف الذي تتطلع إلى تحقيقه حكومة قطر الرقمية.

أهداف الوزارة

في إطار استراتيجية الوزارة الهادفة إلى مواكبة التكنولوجيا الحديثة وتقديم العديد من الخدمات الإلكترونية المتوافقة مع أحدث وآخر الإصدارات البرمجية، أطلقت إدارة نظم المعلومات التابعة لوزارة البلدية والتخطيط العمراني مؤخرًا نظام "المكاتب الذكية" الخاص بالهواتف الذكية، والذي يتيح لكافة المستخدمين سهولة الوصول إلى خدمات الوزارة المختلفة. كما يتيح النظام لمسؤولي الوزارة وإدارتها العليا متابعة العمل خارج المكتب عبر توفير المعلومات في أي وقت ومن أي مكان، وهو ما ينعكس بصورة إيجابية في توفير الدعم اللازم للزملاء والجمهور على مدار الساعة.

التحديات

قبل إطلاق نظام "المكاتب الذكية"، كانت وزارة البلدية والتخطيط العمراني تواجه تحديًا أساسيًا يتمثل في صعوبة إدارة المسؤولين لمهامهم وملفاتهم عن بُعد، إلى جانب عدم القدرة على مراقبة أعمال المشاريع في حينها دون الحاجة للتواجد داخل مكاتب البلدية، وهو ما كان يتسبب في تأخير بعض المهام أو بذل مزيد من الوقت والجهد لإدارته بالطرق التقليدية التي تفرض التواجد بالمكتب.

الجهود المبذولة

يتيح "نظام المكاتب الذكية" إمكانية الوصول إلى عدد من خدمات الوزارة، بما في ذلك "ملفاتي" والتي تسمح للمسؤولين بتنزيل الملفات المهمة المطلوبة من أي مكان. بينما يساعد نظام "متابعة المشاريع" مديري الإدارات والأقسام في الإشراف على المشاريع في إداراتهم، وتقييم التقدم المحرز فيها، من خلال التواصل عبر الرسائل النصية القصيرة مع أفراد الفريق؛ كما يوفر النظام القدرة على التحقق من ميزانية الوزارة، والرصيد المتبقي والنفقات والأموال المحجوزة.

ويمكن تعديل مواصفات نظام المكاتب الذكية بشكل شخصي، بحيث يلبي احتياجات كل موظف وفقًا لوظيفته وطبيعة عمله، مما يؤدي إلى توفير المعلومات اللازمة والموثوقة التي تساعدهم في اتخاذ القرارات وأداء واجباتهم اليومية بطريقة سريعة وفعالة.

النتائج

تسعى وزارة البلدية والتخطيط العمراني إلى إتاحة جميع خدماتها البلدية والمكتبية للجمهور عبر الإنترنت بهدف زيادة كفاءة وفاعلية الخدمات وجعلها أكثر قربًا من الجمهور وأكثر تركيزًا على احتياجاتهم، بما يتماشى مع "استراتيجية الحكومة الرقمية 2020". وتوفر الخدمات الإلكترونية الذكية إمكانات واسعة وتتيح إمكانية تبادل الخبرات والمعلومات بين المؤسسات والجهات المختلفة بصورة فورية عبر الملفات والوثائق المتوفرة. ومن المتوقع أن يساهم هذا النظام في التحول إلى وزارة رقمية خالية من الورق بحلول عام 2018، وهو ما سيكون له أثر إيجابي على كل من الموظفين والجمهور على حد سواء.